Microsoft Teams FAQ, consigli di governance e utilizzo

Microsoft Teams è un raccoglitore di strumenti ognuno dei quali, preso singolarmente, ha le sue best practice di utilizzo e di gestione: può essere spiazzante da usare e anche da gestire. In questo articolo ho raccolto le Microsoft Teams FAQ più spinose a cui nessuno ha mai voluto risponderti.

La crescita di Microsoft Teams è ormai inarrestabile anche in questa fase post lockdown: molte persone lavorano ancora in smart working e finalmente le aziende italiane hanno iniziato un’adozione massiva (per quanto forzata) degli strumenti di collaborazione tipici di un approccio Modern Workplace.

Esistono tantissimi e bellissimi tutorial su Teams, sia per gli utenti finali sia per gli IT Admin. Pochi però danno consigli di governance: ho pensato quindi di raccogliere in maniera veloce e semplice le domande più spinose su come approcciare questo strumento e i suoi limiti dal punto di vista della gestione. Spero che questo elenco si possa arricchire sempre di più anche con il tuo aiuto. Via con le Microsoft Teams FAQ!

Quali sono i criteri secondo cui creare un Team?

Un team è un gruppo di persone che lavorano insieme per realizzare qualcosa. I criteri con cui creare un team sono principalmente due:

• il tipo di lavoro svolto, ad esempio:
  • Team Ingegneria
  • Team Marketing
  • Team HR
  • … insomma, un raccoglitore di risorse di collaborazione in base al ruolo d’appartenenza aziendale.
• i progetti su cui si sta lavorando, come ad esempio:
  • Progetto Migrazione Lift & Shift;
  • Progetto IlPortaleDegliSmanettoni.com;
  • Ristrutturazione Edificio Storico Villa Dei Nerd;
  • Progetto Video Promozionale Estate 2020;
  • … e così via, insomma un’attività progettuale che coinvolge un team di persone.

Che tipi di team posso creare?

Potenzialmente infiniti, tecnicamente 3 ma, per darti una soluzione pratica e veloce da implementare, direi di dare ai team i seguenti “tagli”, che sono un mix di criteri di creazione e tipologie che la piattaforma mette a disposizione:

• Organizational: tutti quanti all’interno dell’organizzazione sono automaticamente membri di questo Team; tipologia di team da usare con molta parsimonia;
• Basati sul ruolo: ad esempio “Team HR”; a livello di tipologia tecnica di team qui utilizzerei un team Privato;
• Progetti: se vuoi implementare un’area di collaborazione e scambio su un’attività molto specifica che ha un inizio e una fine (un progetto, per l’appunto), Teams è uno strumento straordinario che spingerà la collaborazione al 110%; anche qui Team privato con i canali opportuni;
• Cross-unit: potrebbe essere un ambito aziendale sul quale collaborano più dipartimenti ma che non si esaurisce in un singolo progetto; potresti implementare vari canali privati e non.

Come chiamo il team?

Questa è una questione spinosissima! Mi è capitato di vedere Team chiamati “cippalippa”, “Gialappa’s Band” e altri nomi tutt’altro che consoni ad un ambito aziendale. I due consigli più rapidi che mi vengono in mente sono:

• individua una naming convention solida e parlante, in cui i vari segmenti descrivano in pochi caratteri che tipo di team hai davanti, come ad esempio:
  • Marketing-PRJ-NuovoPortale: è un progetto del dipartimento Marketing relativo ad un nuovo portale;
  • Team Ingegneria: questo team sicuramente è luogo di un simposio di fini pensatori 😉
• grazie ad Azure AD e ai gruppi Office 365, puoi impostare una naming convention sostanzialmente automatica; sfrutta questa possibilità!

Come creare un’area più protetta all’interno di un Team?

Nel 2019 era la funzionalità più attesa di Teams: sto parlando dei Private Channels! All’interno del Team puoi creare un canale visibile ed utilizzabile solo ad un sottoinsieme definito dei membri del team.

Posso impedire che chiunque possa creare un team e restringere questa possibilità solo ad un numero ristretto di utenti?

Domanda lunghissima, risposta brevissima: Sì! È possibile restringere ai soli membri di un security group la possibilità di creare un Team.

Come? Seguendo le indicazioni di Microsoft per gestire chi può creare gruppi Office 365.

Esiste un numero “giusto” di team di cui far parte?

Non esiste un numero “giusto” di team di cui far parte ma, per un utilizzo efficace e produttivo dello strumento, si suggerisce di non superare i 10/15 team a livello di partecipazione attiva.

Posso mettere in ordine i team di cui sono membro?

Sì! Puoi, anzi ti consiglio caldamente di mettere in ordine i team di cui fai parte in base alle tue preferenze, sulla barra di sinistra.

E quando il team non serve più?

Se il team non serve più o se i dati che contiene devono essere “congelati” senza possibilità di essere modificati, cancellalo o archivialo.

Come abilitare o disabilitare in maniera corretta il Guest Access?

L’accesso dei guest esterni all’organizzazione è un argomento che divide parecchio e le cui impostazioni sono sparse ovunque in Azure AD e Microsoft 365.

Ecco una comoda checklist del guest access in Microsoft Teams per verificare ed impostarlo a tutti i livelli!

Quali sono i limiti di canali, membri, team?

I limiti della piattaforma sono in costante aggiornamento ed ampliamento: fai riferimento a questo articolo ufficiale Microsoft in cui vengono riportati i limiti e le specifiche di Microsoft Teams.

Posso mettere una data di scadenza ad un team?

La domanda sembra assurda e in pochi lo sanno ma la risposta è sì! Attraverso le policy di scadenza dei gruppi Office 365, è possibile impostare una scadenza ad un Team.

Conclusioni

Le Microsoft Teams FAQ sono potenzialmente infinite: qui ho raccolto le prime che mi sono venute in mente e in cui mi sono imbattuto sul campo durante questi mesi. Mi piacerebbe che queste Frequently Asked Questions potessero ulteriormente arricchirsi anche col tuo aiuto. Se vuoi farmi una domanda su Teams o se pensi di avere un consiglio utile da condividere, scrivimi pure o lascia un commento. Come sempre, grazie per avermi seguito fino a qui.

Il tuo IT Specialist, Riccardo

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